Jobba pappersfritt

Första steget mot att jobba pappersfritt i molnet

Det första och viktigaste steget är att vänja sig vid att spara ner alla dokument som fil på hårddisken som du tidigare skrivit ut på papper och satt in i en pärm. Om du lägger in en pdf-writer som standardskrivare i stället för din vanliga fysiska skrivare så har du kommit långt. Frågan uppstår då: var ska jag spara ner dokumenten? Lägg upp olika mappar för olika dokument t ex fakturajournaler, kunder med kundnamn, leverantörer med leverantörsnamn mm.

Andra steget mot att jobba pappersfritt

Det andra steget är att ta emot leverantörsfakturor på fil i stället för att registrera dem för hand. Låt leverantören göra jobbet till dig. När du får in leverantörsfakturan automatiskt i Visma eEkonomi eller Fortnox så förändras ditt fokus från att registrera uppgifter till att lägga in rätt kostnadskonto och att kontrollera att den automatiska registrering som skett av alla andra uppgifter är rätt. Alla andra uppgifter, utom själva kostnadskontot, registreras automatiskt när du tar emot fakturan. När sedan fakturan är godkänd, kan du skapa en betalning till banken antingen direkt eller via fil, beroende på vilken bank du använder dig av.

Tredje steget

Skicka kundfakturor på fil via direkt till dina kunder eller låt programleverantören skriva ut och posta fakturor till de kunder som inte kommit lika långt i digitaliseringen som du. Du slipper då ha en fakturapärm med papperskopior. Bevakning sker i programmet och du kan även skicka påminnelser på samma sätt som fakturorna. Glöm inte att lägga in din logga på fakturamallen.

Fjärde steget

Nu är det dags att skapa en koppling med banken så du kan få in alla transaktionerna automatiskt i programmet och bokföra dessa. Bankkontot kommer då hela tiden vara avstämt.

 

Vi presenterar inom kort fler steg mot ett pappersfritt kontor. Vill du inte vänta tills de publiceras här, slå en signal till Anders Flyman på 0708-684561 så får du veta mer hur du praktiskt kan gå till väga redan nu!